Розділи

загрузка...
Додаток 4. Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування; Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах - Свірко С.В.

Додаток 4. Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування

ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ при Кабінеті Міністрів України ПЕРЕЛІК

№ 11-а від 31.03.97 Утвержден приказом м. Київ Главного архивного управления

при Кабинете Министров Украины от 31.01.97 г. № 11-а

Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій та підприємств, з вказуванням строків зберігання документів

№ статьи

Вид документа

Срок хранения документов

Примечания

в учреждениях, организациях, на предприятиях, документы которых поступают в госархивы

в учреждениях, организациях, на предприятиях, документы которых поступают в госархивы

4.2. Бухгалтерский учет и отчетность

308

Бухгалтерские отчеты и балансы организаций и пояснительные записки к ним:

 

 

*При отсутствии годовых — постоянно

 

а) сводные годовые

Постоянно

**При отсутствии годовых — 10 лет

 

б) годовые

Постоянно

10 лет

 

в) квартальные

3 года*

3 года**

309

Отчеты по финансированию:

 

 

 

 

а) сводные годовые

Постоянно

*При отсутствии годовых — постоянно

 

б) годовые

Постоянно

10 лет

**При отсутствии годовых — 10 лет

 

в) квартальные

3 года*

3 года**

***При отсутствии годовых и квартальных — постоянно

 

г) месячные

1 год***

1 год***

****При отсутствии годовых и квартальных — 10 лет

310

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним

Постоянно

10 лет

 

311

Протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов:

 

 

 

 

б) годовые

постоянно

10 лет

*При отсутствии годовых — постоянно

 

в) квартальные

3 года*

3 года**

**При отсутствии годовых — 10 лет

312

Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов

Постоянно

5 лет

 

313

Переписка по утверждению и уточнению балансов и отчетов

3 года

3 года

 

Переписка по срокам представления бухгалтерской и финансовой отчетности

1 год

1 год

 

№ статьи

Вид документа

Срок хранения документов

Примечания

в учреждениях, организациях, на предприятиях, документы которых поступают в госархивы

в учреждениях, организациях, на предприятиях, документы которых поступают в госархивы

315

Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и являющиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табеля, акты о приемке, сдаче списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и т. п.)

3 года*

3 года*

*При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, противоречий, следственных и судебных дел — хранятся до вынесения окончательного решения

316

Лицевые счета:

 

 

 

 

а) для рабочих и служащих, студентов

75 лет — «В»

75 лет — «В»

*После завершения выплаты пособий и пенсий; для одноразовой помощи — 1 год

 

б) для получателей пенсий и государственных пособий

5 лет*

5 лет*

 

317

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости (в том числе на машинных носителях)

5 лет*

5 лет*

*При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

318

Инвентарные карточки и журналы учета основных средств

3 года*

3 года*

*После ликвидации основных фондов

319

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)

3 года

3 года

 

320

Гарантийные письма

3 года

3 года

 

321

Учетные реестры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т. п.)

3 года*

3 года*

*При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, противоречий, следственных и судебных дел — хранятся до вынесения окончательного решения

322

Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости

3 года*

1 год*

*При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, противоречий, следственных и судебных дел — хранятся до вынесения окончательного решения

323

Книги учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов

3 года

3 года

 

324

Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и т. п.

3 года

3 года

 

325

Корешки, копии ордеров, счетов, фактур, накладных, квитанций, чековых книжек, ассигнаций

3 года*

3 года*

*При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, противоречий, следственных и судебных дел — хранятся до вынесения окончательного решения

№ статьи

Вид документа

Срок хранения документов

Примечания

в учреждениях, организациях, на предприятиях, документы которых поступают в госархивы

в учреждениях, организациях, на предприятиях, документы которых поступают в госархивы

326

Реестры счетов к оплате

3 года*

3 года*

*При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, противоречий, следственных и судебных дел — хранятся до вынесения окончательного решения

327

Отчеты, ведомости по поступлению, расходованию и остаткам драгоценных металлов, алмазов и изделий из них

3 года

3 года

 

328

Сведения по использованию кредитов:

 

 

 

 

а) годовые

3 года

3 года

 

 

б) квартальные

1 год

1 год

 

329

Сведения по учету фондов, лимитов заработной платы и контролю за их распределением, по расчетам по перерасходованию и задолженности по заработной плате, по отчислениям с заработной платы, по средствам социального страхования, по выплате отпускных и выходного пособия и т. п.

3 года

3 года

 

330

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) по инвентаризации

3 года*

3 года*

*При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, противоречий, следственных дел — хранятся до вынесения окончательного решения

331

Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) по выплате пособий, пенсий, оплате листов нетрудоспособности из фонда социального страхования

Пока не пройдет необходимость

Пока не пройдет необходимость

 

332

Исполнительные листы

Пока не пройдет необходимость

Пока не пройдет необходимость

 

333

Поручения-обязательства на товары, получаемые в кредит, переписка по оформлению поручений-обязательств

Пока не пройдет необходимость

Пока не пройдет необходимость

 

334

Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и т. п.

Пока не пройдет необходимость

Пока не пройдет необходимость

 

335

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, растратам, недостачам, хищениям

Пока не пройдет необходимость

Пока не пройдет необходимость

 

336

Документы (протоколы, акты, отчеты) по переоценке основных фондов

Постоянно

До новой переоценки

 

337

Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств

Постоянно

До новой переоценки

 

№ статьи

Вид документа

Срок хранения документов

Примечания

в учреждениях, организациях, на предприятиях, документы которых поступают в госархивы

в учреждениях, организациях, на предприятиях, документы которых поступают в госархивы

338

Паспорта зданий*, сооружений*, оборудования

3 года*

3 года*

*Паспорта зданий, сооружений — памятников архитектуры, находящиеся под охраной государства, постоянно. **После ликвидации основных средств

339

Наблюдательные дела по надзору за зданиями и сооружениями, находящимися под охраной государства

Постоянно

 

340

Переписка по паспортизации зданий и сооружений

3 года

3 года

 

341

Документы (планы, отчеты, переписка) по проведению документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы

3 года

3 года

 

342

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, документы (справки, докладные записки) к ним

5 лет

5 лет*

*При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, противоречий, следственных и судебных дел — хранятся до вынесения окончательного решения

343

Переписка по финансово-хозяйственной деятельности (по учету фондов, наложению и взысканию штрафов, приемке, сдаче, списанию материальных ценностей и т. п.)

3 года

3 года

 

344

Акты проверок касс, правильности взимания налогов и т. п.

3 года

3 года

 

345

Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и т. п.)

3 года*

3 года*

*По истечении сроков действия договоров, соглашений при условии завершения ревизий

346

Реестры договоров

3 года

3 года

 

347

Договоры о материальной ответственности

5 лет*

5 лет*

*После увольнения материально ответственного лица

348

Образцы подписей (материально ответственных лиц)

Пока не пройдет необходимость

Пока не пройдет необходимость

 

349

Сведения по регистрации государственных предприятий, учреждений, организаций, кооперативов, малых предприятий и т. п.

5 лет*

5 лет*

*После ликвидации предприятий, учреждений, организаций

350

Расчетные ведомости уплаты взносов в различные фонды

3 года

3 года