Розділи

загрузка...
10.4. Організація складання звітності; Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах - Свірко С.В.

10.4. Організація складання звітності

Процес організації звітності складається з двох послідовних етапів — організації складання та організації подання звітності.

Організація складання звітності, в свою чергу, включає:

Як зазначалось, бюджетні установи, згідно з нормативною базою бухгалтерського обліку, складають та надають у відповідні органи місячну, квартальну і річну звітності. Кожна них містить набір стандартних форм відповідно до нормативної бази:

№ 1 «Баланс»;

№ 2 «Звіт про виконання кошторису доходів і видатків установи (загальний фонд)»;

№ 2 — валюта «Звіт про використання бюджетних коштів з міжнародної діяльності України»;

№ 3 «Звіт про виконання плану по штатах та контингентах»;

№ 4—1 «Звіт про надходження і використання спеціальних коштів»;

№ 4—2 «Звіт про надходження і використання сум за дорученнями»;

№ 4—3 «Звіт про депозитні суми»;

№ 4—4 «Звіт про рух інших власних надходжень»;

№ 4—5 «Звіт про використання субвенцій, одержаних з інших бюджетів»;

№ 4—6 «Звіт про надходження і використання інших доходів (спеціальний фонд)»;

№ 4—1 — зведена «Зведений звіт про надходження і використання спеціальних коштів»;

№ 4—4 — зведена «Зведений звіт про рух інших власних надходжень»;

№ 5 «Звіт про рух необоротних активів»;

№ 6 «Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування»;

№ 7 «Звіт про заборгованість бюджетних установ»;

№ 8 «Звіт про зобов’язання бюджетних установ»;

№ 9 «Звіт про результати фінансової діяльності»;

№ 15 «Звіт про недостачі та крадіжки грошових коштів та матеріальних цінностей в бюджетних установах»;

пояснювальна записка до річного фінансового звіту.

Розподіл робіт зі складання звітних форм здійснюється заздалегідь, при плануванні робіт по складанню звітності. Оптимальним варіантом формалізації зазначеної процедури є таблиця, яка може мати таку форму (табл. 10.2).

Таблиця 10.2

РОЗПОДІЛ РОБІТ ДО СКЛАДАННЯ РІЧНОГО ЗВІТУ

Номер форми

Назва

Джерела даних

Термін складання

Виконавець

1

Баланс

Поточна звітність, книга «Журнал-Головна», МО № 2

15 січня

Головний бухгалтер

2

Звіт про виконання кошторису доходів і видатків установи

Поточна звітність, кошторис доходів і видатків, картки аналітичного обліку касових і фактичних видатків

10 січня

Заступник головного бухгалтера

Закінчення табл. 10.2

Номер форми

Назва

Джерела даних

Термін складання

Виконавець

3

Звіт про виконання плану по штатах і контингентах

Статистичні дані по виконанню плана обслуговування

10 січня

Відділ статистики

4—1

Звіт про надходження і використання спеціальних коштів

Поточна звітність, кошторис доходів і видатків, картки аналітичного обліку касових і фактичних видатків

8 січня

Заступник головного бухгалтера

4—2

Звіт про надходження і використання сум за дорученнями

Поточна звітність, кошторис доходів і видатків, картки аналітичного обліку касових і фактичних видатків

6 січня

Заступник головного бухгалтера

4—3

Звіт про депозитні суми

Поточна звітність, кошторис доходів і видатків, картки аналітичного обліку касових і фактичних видатків

5 січня

Заступник головного бухгалтера

4—4

Звіт про рух інших власних надходжень

Поточна звітність, кошторис доходів і видатків картки аналітичного обліку касових і фактичних видатків

4 січня

Заступник головного бухгалтера

5

Звіт про рух необоротних активів

Книга «Журнал-Головна»

8 січня

Керівник матеріального сектора

6

Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування

Книга «Журнал-Головна»

10 січня

Керівник матеріального сектора

7

Звіт про заборгованість бюджетних установ

Поточна звітність, книга «Журнал-Головна»

8 січня

Керівник розрахункового сектора

8

Звіт про зобов’язання бюджетних установ

Кошторис доходів і видатків, реєстри фінансових зобов’язань; картка аналітичного обліку касових видатків

6 січня

Керівник розрахункового сектора

9

Звіт про результати фінансової діяльності

Річні підсумкові обороти книги «Журнал-Головна»

13 січня

Головний бухгалтер

10

Звіт про недостачі та крадіжки грошових коштів та матеріальних цінностей в бюджетних установах

книга «Журнал-Головна»

10 січня

Головний бухгалтер

До переліку також включають роботи зі складання пояснювальної записки до річного звіту, основні положення якої визначено інструктивними матеріалами.

Склад облікових робіт, що передують складанню звітності, визначається класифікаційно за ознакою періодичності складання. Так, до переліку підготовчих робіт зі складання місячної звітності включають:

1) перевірку правильності адресності та своєчасності відображення касових і фактичних видатків на однойменних картках аналітичного обліку в розрізі фондів (загального і спеціального);

2) розподіл затрат та калькулювання вартості продукції учбових майстерень;

3) перевірку правильності віднесення доходів спеціального фонду за рахунком 72 «Доходи спеціального фонду»:

4) перевірку даних бухгалтерського обліку про фактичну дебіторську та кредиторську заборгованість, яка виникла у зв’язку з виконаннями кошторису за поточний і минулі роки;

5) перевірку повноти відображення зобов’язань у системі оперативного обліку бюджетної установи.

Підготовчі роботи до складання річного звіту виконуються за такими напрямками:

Складання звітності здійснюється на підставі інструктивних матеріалів, які входять до нормативного поля підсумкового етапу бухгалтерського обліку. Установа чи організація має бути повністю забезпечена зазначеними інструкціями. Останні після їх надходження до бухгалтерської служби вивчаються головним бухгалтером і передаються для реєстрації відповідальній особі, яка фіксує в журналі факт її надходження із зазначенням дати надходження, реєстраційного номера і дати затвердження інструкції, а також посаду, прізвище, ім’я, по батькові особи, за якою інструкцію закріплено. При передачі інструкції відповідальній особі в журналі робиться відмітка — підпис про отримання.

Інструкції зі складання звітності містять загальні рекомендації щодо заповнення звітних форм. Для забезпечення якісного та швидкого складання носіїв підсумкового етапу бухгалтерського обліку доцільно розробити робочі інструкції до кожної форми з пакета звітності. В інструкціях мають бути відображені особливості облікового процесу даної установи, детальні методичні рекомендації по отриманню необхідних показників звітних форм.

Важливим засобом організації складання звітності є проведення інструктивних нарад. У тижневий термін після отримання Інструкції про порядок складання річних фінансових звітів головний бухгалтер має опрацювати даний інструктивний матеріал, скласти таблицю складання звітності, визначити склад підготовчих робіт до складання звітності та їх виконавців. На спеціальній інструктивній нараді головний бухгалтер докладно подає методику складання звітності та ознайомлює виконавців із напрямами організації складання звітності з метою досягнення найвищого ефекту, доречним є підготовка головним бухгалтером наочних матеріалів формалізації основних методичних положень у вигляді схем, таблиць для роздачі учасникам наради. Учасники наради обговорюють визначені організаційні заходи, висловлюють свої пропозиції щодо їх нормування та ухвалюють їх до виконання. Для запобігання виникненню поточних накладок часовий термін проведення нарад має бути запланований у робочому навантаженні головного бухгалтера, його заступника та інших виконавців робіт зі складання звітних форм.