Розділи

загрузка...
3.5. Організація руху носіїв облікової інформації; Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах - Свірко С.В.

3.5. Організація руху носіїв облікової інформації

Як уже зазначалося, процес бухгалтерського обліку має бути організований як у часі, так і у просторі. У процесі бухгалтерського обліку здійснюється обробка облікової інформації та її рух. Зазначені дії відтворюються у формі опрацювання носіїв інформації: їх складання, обробки, руху, зберігання. Поєднання всіх перелічених дій становить одне з основних понять організації бухгалтерського обліку — документообіг. Отже, під документообігом розуміють рух документів в установі від моменту їх складання чи отримання до передачі їх до архіву.

Зауважимо, що крім документів як носії облікової інформації застосовують ще облікові реєстри і звітні форми, рух яких, у свою чергу, також потребує упорядкування. Отже, розглядаючи питання в повному обсязі, варто говорити про рух носіїв облікової інформації. Організація руху носіїв облікової інформації полягає у створенні оптимальної системи каналів передавання інформації та зв’язків між виконавцями облікових функцій, а отже, засобом упорядкування руху та своєчасного одержання записів у носіях облікової інформації виступає графік руху носіїв облікової інформації. На практиці форми графіків розрізняють за розглянутими далі класифікаційними ознаками.

1. За формою подання інформації:

2. За обсягом поданої інформації:

Більшість графіків мають табличну форму.

Схематичні графіки можна, у свою чергу, поділити на такі види:

 Схема документообігу прибуткового касового ордера

Рис. 3.5. Схема документообігу прибуткового касового ордера

Таблиця 3.3

ОПЕРОГРАМА РУХУ ПЛАТІЖНОГО ДОРУЧЕННЯ У РАЗІ КАЗНАЧЕЙСЬКОЇ СИСТЕМИ ВИКОНАННЯ КОШТОРИСУ

ОПЕРОГРАМА  РУХУ ПЛАТІЖНОГО ДОРУЧЕННЯ

Таблиця 3.4

ГРАФІК-СХЕМА ДОКУМЕНТООБІГУ ЗА НАПРЯМКОМ «ОБЛІК ЗАПАСІВ

ГРАФІК-СХЕМА  ДОКУМЕНТООБІГУ  ЗА НАПРЯМКОМ «ОБЛІК  ЗАПАСІВ

 

Графіки, подані у вигляді опису робіт, на кожному з етапів руху носія облікової інформації (табл. 3.5) відбивають найсуттєвіші характеристики зазначених етапів, а саме:

Таблиця 3.5

ГРАФІК РУХУ НОСІЇВ З ОБЛІКУ ПРАЦІ ТА ЇЇ ОПЛАТИ

№ з/п

Назва документа

Хто подавав

Терміни подання

Порядок подання

Кому подати

Строки перевірки документів

Примітки

1

Табель обліку робочого часу

Посадова особа структурного підрозділу, на яку покладено ведення табельного обліку

1 числа місяця

Особисто

Сектору обліку праці та її оплати

Під час приймання

 

2

Наряд на відрядну роботу

Керівник служби, працівник, бригадир бригади

Щоденно за попередній день

Те саме

Те саме

Те саме

 

3

Рапорт виробітку

Те саме

1, 11, 21 числа кожного місяця

—“—

—“—

—“—

 

4

Маршрутний листок

Керівник транспортної служби

Щоденно за попередній день

—“—

—“—

—“—

 

Таблиця 3.6

ГРАФІК РУХУ ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТІВ ЗА НАПРЯМКОМ «ОБЛІК НЕОБОРОТНИХ АКТИВІВ»

 

Вид робіт

Назва документа

Акт приймання-передачі основних засобів (ф. 03-1)

Накладна-вимога (ф. 434)

Акт про списання основних засобів (ф. 03-3)

Створення та передача

Кількість примірників

2

2

2

Особи, що здійснили складання

Член комісії з прийняття необоротних активів

Бухгалтер матеріального сектора

Член комісії зі списання матеріальних цінностей установи

Відповідальний за оформлення

Керівник установи (підпис)

Керівник установи (підпис)

Керівник установи (підпис)

Відповідальний за виконання

Комісія з прийняття необоротних активів

Бухгалтер матеріального сектора

Комісія зі списання необоротних активів

Термін виконання

У день надходження необоротних активів

У день рішення про видачу об’єкта необоротних активів

У день проведення робіт з визначення непридатності об’єкта

Кому передається

В бухгалтерію установи; установі-постачальнику

Матеріально відповідальній особі структурного підрозділу

У матеріальний сектор бухгалтерії; матеріально відповідальній особі

Перевірка та обробка

Відповідальний за перевірку і обробку

Бухгалтер матеріального сектора

Матеріально відповідальна особа зі складу

Бухгалтер матеріального сектора

Час прийняття документів

Щодня до 1600

Щодня з 1000 до 1200

Щодня до 1600

Зміст операцій

Контроль за якісними і кількісними характеристиками; запис в облікові реєстри

Контроль за правильністю і достовірністю записів в реєстрах інвентарного обліку

Контроль за якісними і кількісними характеристиками; запис в облікові реєстри

Кому передають після операцій

До архіву установи

В бухгалтерію з реєстром; матеріально відповідальній особі структурного підрозділу

До архіву установи

Зберігання

Відповідальний за зберігання

Архіваріус

Архіваріус

Архіваріус

Строк надходження документа

5 числа кожного місяця

5 числа кожного місяця

5 числа кожного місяця

Індивідуальні і групові графіки різняться кількістю носіїв інформації, рух яких описується цими графіками. Індивідуальні графіки, до яких відносять документограми і оперограми, відображають рух первинних документів за напрямками:

Групові графіки описують просування носіїв облікової інформації за відповідними напрямками обліку (облік запасів; облік необоротних активів тощо) чи складовою напрямку (облік надходження грошових коштів на реєстраційні, поточні, особові рахунки; облік витрачання грошових коштів і т. ін.) (табл. 3.6). Оскільки кожен із носіїв облікової інформації є оригінальним за побудовою, методикою складання та обробки, зведені графіки відображають рух певної сукупності документів за загальними операціями:

Ці операції деталізуються за статтями:

Зауважимо, що порядок та методика складання графіків не регламентуються, а тому вони визначаються залежно від мети і завдань щодо процесу управління і рухом облікової інформації. Втім існує низка вимог, які є спільними стосовно побудови графіків руху носіїв облікової інформації:

Крім зазначених вимог можна виокремити завдання, виконання яких на етапі організації руху носіїв облікової інформації забезпечить істотне підвищення рівня організації облікового процесу в цілому. До них належать такі заходи з оптимізації:

Створення графіків руху носіїв облікової інформації починається з ретельного вивчення облікових номенклатур, нормативних матеріалів у частині оперативного обліку різних об’єктів та наявної практики документообігу установи.

Під керівництвом головного бухгалтера група представників відділів чи секторів бухгалтерської служби (як правило, керівників секторів) здійснює розробку графіків руху носіїв облікової інформації. Графік документообороту як нормативний документ внутрішнього поля регламентів затверджується у складі решти положень розділу «Організація бухгалтерського обліку в установі» Наказу про облікову політику.

Як витяг з наказу один примірник графіка руху носіїв облікової інформації передається на робоче місце працівника, що виконує покладені на нього облікові функції, зокрема зі створення, передавання чи візування документів. Відповідальність за дотриманням графіка документообігу, своєчасне і якісне створення документів, за достовірність даних, наведених у ньому, та за своєчасне передавання носіїв до бухгалтерської служби покладено на осіб, що створюють документ.

Контролює дотримання встановленого порядку документообороту головний бухгалтер. На підставі періодичних перевірок із фіксуванням результатів у вигляді фактичних норм часу та відхилень від графіка аналізується його виконання. Інструментом поточного суцільного контролю є журнал реєстрації з підписами виконавців, де фіксується час складання документа, його передачі тощо. Щоб забезпечити дотримання графіка руху носіїв інформації, дані аналізу його виконання потрібно враховувати, підбиваючи підсумки роботи окремих структурних підрозділів та оцінюючи роботу облікових працівників.

Важливим моментом раціоналізації руху носіїв інформації є вибір способу їх передавання. У сучасних умовах розглядають три варіанти руху носіїв інформації до пунктів обробки: