Розділи

загрузка...
3.3. Методика і техніка розробки форм носіїв облікової інформації; Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах - Свірко С.В.

3.3. Методика і техніка розробки форм носіїв облікової інформації

Як зазначалося раніше у цьому розділі, установи та організації, відповідно до чинної нормативної бази мають право в разі потреби розробити власні форми носіїв облікової інформації. При цьому утворені її носії мають відповідати певним вимогам:

Крім зазначених вимог можна назвати низку умов, яких бажано додержувати установам і організаціям:

Процес розробки носіїв облікової інформації можна поділити на розглянуті далі етапи:

1. Визначення основних характеристик майбутньої форми.

Цей етап передбачає ідентифікацію носія інформації за такими ознаками:

2. Вибір необхідних інформаційних даних.

Інформацію, що її містить форма майбутнього документа чи ре- єстра, можна поділити на обов’язкові та додаткові дані. Обов’язкові дані, що надають відповідному носієві облікові інформації юридичної сили і забезпечують його доказовість, називаються реквізитами.

Реквізити згідно з різними класифікаційними ознаками також поділяють на групи:

1. За ступенем спеціалізації:

2. За призначенням:

До обов’язкових загальних реквізитів відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку щодо первинних документів належать:

Загальні реквізити облікових реєстрів мають містити такі дані:

До спеціальних реквізитів належать дані, які неодмінно мають бути наведені щодо окремих господарських операцій. Наприклад стосовно платіжного доручення спеціальними реквізитами є код банку, код одержувача, код платника, підпис банку; стосовно заявки на видачу готівки — номер реєстраційного (спеціального) рахунка; код бюджетної класифікації; період, за який складено розрахункову відомість, штамп казначея тощо.

Згідно з другою класифікаційною ознакою — призначенням — утворюються, як уже зазначалося, чотири групи реквізитів, що містять, скажімо, таку інформацію:

Як ще одну класифікаційну ознаку беруть ступінь обробки, виокремлюючи такі групи:

Додаткові дані не мають обов’язкового характеру, а їх наявність і обсяг залежать від завдань, що їх ставлять перед носієм облікової інформації розробники.

3. Попереднє проектування зон розміщення інформації.

На цьому етапі відповідні групи реквізитів розміщують на носії облікової інформації, дбаючи про виконання умов-рекомендацій, які передбачають:

4. Вибір форм розміщення реквізитів у зоні.

Цей етап полягає в розгляді принципових особливостей кожної з форм щодо конкретного носія облікової інформації. Застосовують такі форми розміщення реквізитів:

5. Монтаж форми носія інформації.

Повністю компонуються елементи інформації: остаточно формуються групи реквізитів (за поданими щойно рекомендаціями), комплектуються поля зон (із утворених груп реквізитів), а також остаточно формуються поля зон у носії облікової інформації.

6. Обчислення загальної площі та вибір формату.

На цьому етапі передбачено:

Щоб обчислити площу аркуша, визначають основні виміри поля носія інформації — довжину і ширину. Обчислюючи ширину, визначають кількість знаків у реквізитах, показниках, додаткових даних і кількість знаків у рядку, що відповідає певному реквізиту щодо заповнення. При цьому потрібно враховувати, що на кожний знак (буква, цифра, розділовий знак, пробіл) відводиться не менш як 3 мм по горизонталі з додаванням до сформованого рядка по 15—20 мм на лівому полі і 10 мм на правому полі. Довжина, у свою чергу, складається із суми добутку кількості рядків і ширини площі цих рядків (для кожного рядка відводять від 3 до 10 мм по вертикалі залежно від умов складання носія облікової інформації та його характеру) та додаткових припусків: 10—15 мм на нижнє, 10 мм — на верхнє поле.

Визначивши площу аркуша, переходять до вибору стандарту бланка. Зауважимо, що йдеться не про будь-який можливий вільний формат, а саме про стандарт. Такий підхід пояснюється впровадженням ще на початку минулого століття унифікованих форматів паперу.

Усі розміри форматів прийняті Міжнародною організацією зі стандартизації і закріплені стандартом 216 : 1975. «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы ряда А и В». Згідно з положеннями зазначеного стандарту кожному формату паперу відповідає певний шифр, що складається з двох знаків:

літери (А чи В);

цифри (числовий ряд цілих чисел від 1 і далі).

Вітчизняні носії інформації загалом та носії облікової інформації зокрема складаються на папері формату А (табл. 3.2).

Таблиця 3.2

СТАНДАРТИ АРКУШІВ ФОРМАТУ А

Шифр стандарту

Розміри, мм

Приклад носія інформації

А 1

576 ? 812

Газетний аркуш

А 2

408 ? 576

Половина газетного аркуша

А 3

288 ? 407

Меморіальний ордер

А4

203 ? 288

Бланк угоди на виконання робіт, послуг

А5

144 ? 203

Платіжне доручення

А6

101 ? 144

Видатковий касовий ордер

А7

72 ? 101

Квитанція до прибуткового касового ордера

При цьому найчастіше використовуються формати А3, А4, А5.

7. Креслення та подальше редагування ескізу носія інформації.

Цей етап є передостаннім у процесі розробки форм носіїв інформації і полягає в унаочненні всіх попередніх етапів на паперовому аркуші та коригуванні здобутого попереднього варіанта розроблюваного носія облікової інформації.

8. Остаточне оформлення.

Приймається та затверджується носій інформації як форма, що використовуватиметься у внітрішньогосподарському документообігу установи чи організації.