Розділи

загрузка...
3.2. Організація носіїв облікової інформації; Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах - Свірко С.В.

3.2. Організація носіїв облікової інформації

Із курсу «Теорії бухгалтерського обліку» відомо, що під носієм облікової інформації розуміють матеріальний об’єкт, призначений для запису, передавання та зберігання облікової інформації. Відповідно до етапів бухгалтерського обліку виокремлюють три види носіїв облікової інформації: первинні документи, облікові реєстри та бухгалтерську звітність (рис. 3.2).

Характеристика етапів  бухгалтерського обліку  через носії облікової  інформації

Рис. 3.2. Характеристика етапів бухгалтерського обліку через носії облікової інформації

Кожний з видів носіїв облікової інформації об’єднує під відповідною назвою багато різноманітних документів, облікових реєстрів та звітних форм. Максимально повне вивчення перелічених носіїв інформаційних даних за наявного їх розмаїття можливе за допомогою класифікації. Отож звернімося до класифікації — одного з методів пізнання та дослідження об’єктів, сутність якого полягає в поділі на класи за спільними ознаками розглядуваних об’єктів і закономірними зв’язками між ними (носії інформації підсумкового етапу бухгалтерського обліку розглядаються в розд. 10).

Класифікація бухгалтерських документів

Рис. 3.3. Класифікація бухгалтерських документів

Під первинними документами розуміють письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, вимагаючи розпорядження та дозволу адміністрації (власника) на їх проведення. У спеціалізованій літературі існує чимало класифікацій первинних документів, причому кількість класифікаційних ознак коливається від 3 до 7. Загалом налічується 10 класифікаційних ознак. Оскільки докладну характеристику кожного з утворюваних класів подано в курсі «Теорії бухгалтерського обліку», обмежимось схемою основних класифікаційних зв’язків первинних документів (рис. 3.3).

Облікові реєстри — це носії інформації спеціального формату у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, узятих до обліку. Як і первинні документи, облікові реєстри є досить різнорідними (рис. 3.4), причому у спеціалізованій літературі можна знайти від 4 до 8 класифікаційних ознак реєстрів бухгалтерського обліку.

Організація фіксування облікової інформації у відповідних носіях передбачає кілька етапів:

Вибір носіїв облікової інформації здебільшого зводиться до використання нормативно закріплених за відповідним напрямком обліку первинних документів чи реєстрів. Щодо діяльності бюджетних установ це такі нормативні документи:

Класифікація облікових реєстрів

Рис. 3.4. Класифікація облікових реєстрів

Зазначені нормативні акти містять повну інформацію щодо характеристик відповідних носіїв облікової інформації у вигляді додатків — форми бланків первинної документації та облікових реєстрів, як правило, натурального розміру, та опису процедури фіксації інформації.

Зауважимо, що відповідно до таких нормативних актів, як:

як первинні документи, так і облікові реєстри можуть бути складені на паперових або машинних носіях; у разі, якщо типові чи уніфіковані документи і реєстри не відповідають повністю потребам установи, зазначені суб’єкти господарювання можуть розробляти власні носії облікової інформації.

Відповідно до цього постає проблема розробки форм носіїв інформації, яку буде розглянуто далі. Для оптимізації та упорядкування роботи бухгалтерських працівників з носіями інформації в установах і організаціях застосовують табель форм первинних документів та облікових реєстрів і альбом форм паперових носіїв облікової інформації.

Табель форм первинних документів та облікових реєстрів являє собою номенклатуру носіїв облікової інформації, що мають юридичну силу і використовуються суб’єктом господарювання у процесі бухгалтерського обліку, із докладною характеристикою їх параметрів. Табель форм — це таблиця, в якій стосовно кожного з носіїв інформації подаються такі відомості:

Табель форм носіїв інформації є, по суті, довідником форм носіїв інформації. Він є нормативним документом і у складі наказу про облікову політику затверджується керівником установи.

Альбом форм носіїв облікової інформації установ і організацій являє собою сукупність уніфікованих форм носіїв облікової інформації, що використовуються в обліковому процесі даного суб’єкта господарювання відповідно до табеля форм носіїв облікової інформації. Альбом є, по суті, додатком до табеля форм носіїв облікової інформації і розробляється разом з ним. Альбом форм носіїв облікової інформації містить:

Формування пакета носіїв облікової інформації здійснюється згідно з напрямками бухгалтерського обліку (див. розд. 1).

Зразки носіїв інформації подаються в альбомі у вигляді віддрукованих примірників, оформлених належним чином. Вказівки з оформлення є конспективними фрагментами інструкції зі складання того чи іншого носія облікової інформації, що містять головні її положення.

Організація фіксування інформації в носіях облікової інформації первинного і поточного етапів охоплює кілька технологічних процесів руху та обробки:

Під організацією зазначеної технологічно-процедурної схеми варто розуміти комплекс методів і засобів раціоналізації та оптимізації її відтворення. Для визначення інструментів організації згадаймо кожний із послідовних етапів.

Складання первинних документів відповідно до діючої нормативної бази має відбуватись у момент здійснення операції, в окремих випадках — безпосередньо після її закінчення. Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених нормативно для використання у відображенні фактів господарської діяльності як уніфікованих, так і типових для бюджетних установ і організацій. Записи в первинних документах виконуються темним чорнилом чи пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів і т. ін. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокресленню. Підпис особи, що складає документ, може бути проставлений вручну особисто, за допомогою факсиміле, штампа, символа чи іншим механічним або електронним способом. У разі механізованого варіанта складання документів (за допомогою обчислювальної техніки чи інших засобів оргтехніки) підпис осіб замінюється паролем або іншим засобом авторизації.

Забезпечення фіксування фактів здійснення господарських операцій, їх виконання всіма структурними підрозділами покладено на керівника установи. Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, своєчасну передачу їх для відображення в системі бухгалтерського обліку несуть особи, які склали і підписали зазначені документи. Відповідно до завдання і вимог щодо складання первинних документів можна визначити організаційні заходи. За зазначеним етапом фіксування інформації в носіях це такі заходи:

Наступний етап — приймання та перевірка первинних документів — характеризує надходження первинних документів до бухгалтерії. Первинні документи передаються до бухгалтерії відповідно до встановлених у графіках документообороту строків. Усі первинні документи, що надходять до бухгалтерії, підлягають обов’язковій перевірці. Перевірка первинних документів традиційно поділяється на такі види:

Кожний із видів перевірки поділяється на відповідні підвиди. Так, перевірка за формою передбачає:

Перевірка за змістом охоплює:

Первинні документи, що відбивають операції, які суперечать законодавству, а також встановленому порядку приймання, зберігання та використання грошових коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей, не приймаються до виконання. Такі документи передаються головному бухгалтерові установи чи організації для прийняття певного рішення та вжиття відповідних заходів.

Забезпечення раціональної організації цього етапу фіксування інформації в первинних документах і облікових реєстрах потребує постановки і розв’язання таких завдань:

Останній етап документування — обробка первинних документів — є також складним за технологією і охоплює такі операції:

Таксування, або розцінювання, являє собою визначення грошової оцінки господарської операції, що зафіксована в первинних документах, приведенням натуральних і трудових вимірників до узагальненого грошового. Необхідність проведення такої процедури зумовлена тим, що значна частина первинної документації, що передається до бухгалтерії, не містить інформації у грошовому виразі щодо господарських операцій (накладні, забірні картки і т. ін.). Під час таксування в документах фіксується ціна і сума:

Групування передбачає сортування первинних документів за змістом господарських операцій, об’єднання їх у групи за певними ознаками і визначення загального підсумку. Мета групування — уникнути громіздкості бухгалтерського обліку завдяки підготовці зведених даних щодо його об’єктів.

Процедура контирування являє собою визначення і фіксування кореспонденції рахунків за кожною конкретною господарською операцією, що відображена у первинному документі. Занесення сум господарських операцій здійснюється в бік деталізації: спочатку на рівні синтетичних рахунків, потім — аналітичних. Після ідентифікації господарських операцій проводиться узагальнення бухгалтерських проведень за кожною однорідною групою — на першому документі або в кінці зведеного документа.

Усі зазначені технологічні операції процесу обробки даних первинного обліку становлять підготовчий етап подальших записів у носії інформації поточного обліку — облікові реєстри. Згідно з цим посилюється потреба в оптимізації процесу щодо чіткості та якості виконуваних робіт. Отже, до заходів з організації обробки первинних документів належать такі:

Наступним етапом фіксування інформації в носіях інформації є перенесення інформації до облікових реєстрів. До облікових реєстрів інформація переноситься після перевірки та обробки первинних документів. При цьому вже опрацьовані документи підлягають відмічанню в установленому порядку:

Перенесення інформації до облікових реєстрів здійснюється в міру надходження первинних документів до місця обробки відповідно до графіка документообороту. Зауважимо, що порядок запису господарських операцій передбачає різні підходи: інформація може первинно бути зареєстрована в реєстрах аналітичного обліку, а потім — синтетичного і навпаки. Для забезпечення якісної і достовірної реєстрації потрібно передбачити таку систему організаційних заходів:

Важливим організаційним моментом щодо фіксування інформації в носіях облікової інформації є розробка робочих інструкцій щодо їх складання. За функціональним призначенням вони є додатковим довідковим інформаційним матеріалом, який разом з обліковими номенклатурами та графіками документообігу становлять повний пакет інструментів організації носіїв облікової інформації.

Робоча інструкція містить вказівки щодо порядку складання кожного носія облікової інформації за виконавцями. Здебільшого зразок правильно оформленого документа додається до інструкції або в ній вказується сторінка альбому форм носіїв облікової інформації, на якій розміщено відповідний документ чи реєстрацію обліку. Робоча інструкція визначає:

Розробка робочих інструкцій є особливо необхідною в умовах часткової чи обмеженої автоматизації облікового процесу. Зауважимо, що саме так можна схарактеризувати стан і ступінь оснащеності його засобами комп’ютерної техніки. Робочі інструкції не варто підміняти усним інструктажем з огляду на притаманну йому ірраціональність чи витягами з інструкцій керівних органів, оскільки вони надто загальні. Розроблені в належному порядку робочі інструкції розмножуються і надаються кожному з виконавців функцій за відповідними носіями облікової інформації. Для узагальнення процесу розробки робочих інструкцій носіїв облікової інформації контрольні їх примірники включаються до складу альбома форм носіїв облікової інформації у формі останнього розділу.