Розділи

загрузка...
7.4. Автоматизація обліку готової продукції та її реалізації (АОГПР); Бухгалтерський облік у галузях економіки - Захожай В.Б.

 

7.4. Автоматизація обліку готової продукції та її реалізації (АОГПР)

Автоматизована система обробки економічної інформації з обліку готової продукції та її реалізації з використанням АРМ бухгалтера передбачає вирішення таких завдань:

облік руху готової продукції на складі;

облік реалізованої продукції;

облік товарів.

АРМБ АОГПР виконує комплекс завдань, інформаційно пов'язаних із завданнями суміжних АРМБ, а також із завданнями інформаційної системи в цілому. До АРМ АОГПР бухгалтера надходить інформація з таких АРМБ:

• з АРМБ з обліку виробничих запасів — інформація про відпуск на сторону виробничих запасів;

• з АРМБ з обліку витрат на виробництво — інформація про фактичну собівартість товарної продукції;

• з АРМБ з обліку фінансово-розрахункових операцій — інформація про оплачений банком розрахунковий документ і про витрати на збут;

• з інформаційної системи підприємства — нормативна, планова інформація, дані про постачання за договорами.

У свою чергу, АРМБ АОГПР забезпечує інформацію для:

• АРМБ з обліку витрат на виробництво — інформація про випуск готової продукції в натуральному вираженні за номенклатурними номерами;

• АРМБ зведеного обліку і складання звітності — інформація про виручку від реалізації, про фактичну собівартість реалізованої продукції, про податок на додану вартість, про результати реалізації;

• інформаційної системи підприємства — інформація про наявність готової продукції та її реалізації.

АРМБ з обліку готової продукції, її відвантаження і реалізації залежно від практичних потреб може будуватися за трирівне-вим принципом.

Технологічний процес розв'язання завдань з обліку готової продукції, її відвантаження; реалізації і визначення фінансового результату характеризується трирівневим структурним меню. Першим етапом роботи на АРМБ АОГПР є формування нормативнодовідкової інформації. Для цього режиму меню II рівня відображає такий перелік:

• Довідник товарів, матеріалів, послуг;

• Довідник контрагентів;

• Довідник константи (знаходиться: в операції — константи);

• Довідник договорів;

• Довідник користувачів;

• Довідник прайс.

При виборі конкретного довідника в меню III рівня видається його структура.

Довідник контрагентів використовується для організації обліку відвантаження, виписки рахунків у розрізі платників, а також для відображення й аналізу реалізації готової продукції. Його структура: код зовнішньої організації, назва організації, адреса і банківські реквізити організації.

Довідник договорів з постачань готової продукції необхідний для аналізу постачань готової продукції, а також для визначення одержуваних сум і здійснення прогнозу з отримання коштів за готову продукцію. Він має таку структуру: код фонду утримувача, код покупця, номенклатурний номер, назва, сума планових платежів, передбачених договором.

Довідник користувачів необхідний для оформлення платіжних документів від постачальників продукції. Структура довідника: код користувача, назва підприємства, адреса і банківські реквізити підприємства.

Для зручної виписки рахунків покупцям і документів на відвантаження, а також для роботи з цінами товарів, послуг тощо використовується довідник прайс. Використання довідника особливо полегшує роботу в тому випадку, коли кількість номенклатури в довіднику Товари, матеріали є значною.

Цей довідник використовується при введенні рахунка покупцеві або документа відвантаження за прайсом таким чином. При виборі товару або послуги з прайсу ціна реалізації береться з тієї колонки, яка вказана в картці контрагента (покупця), вибраного в документі. Ціна графи обчислюється згідно з відсотками знижки або націнки від тієї ціни з картки ТМЦ, категорія якої вибрана стартовою при формуванні конкретного прайс-листа. Друкована форма довідника — це сам прайс-лист з переліком номенклатурних одиниць та їхніми цінами.

Довідник має три рівні. Група довідника — прайс-лист, що містить перелік номенклатурних одиниць, або група прайс-лис-тів, а елементи — самі номенклатурні одиниці, тобто товари або послуги, що реалізуються.

Введення нового прайсу можна виконувати двома способами — звичайним введенням нової групи, використовуючи відповідну піктограму або за допомогою кнопки Копія. При натисканні цієї кнопки утворюється нова папка-група, її назва формується як назва вибраного прайсу з додаванням тексту "Новий".

Редагування конкретного прайсу (папки-групи) дає можливість задавати правила розрахунку цін, тексти для друкованої форми прайс-листів тощо.

Після набору нормативно-довідкової інформації здійснюється формування первинних даних і, за необхідністю, їхня видача на друк.

Для набору залишків готової продукції на складах на дату внесення використовується функція "Картка складського обліку готової продукції (Картка ТМЦ)". Для цього режиму меню II рівня відображає структуру картки складського обліку, куди бухгалтер пореквізитно вводить залишки за кожним номенклатурним номером.

Відображення інформації на картці обліку готової продукції здійснюється автоматизовано в міру приходу і відвантаження готової продукції із вказівкою залишку за кожним номенклатурним номером.

Видаткові документи, за допомогою яких провадиться реалізація готової продукції, можна поділити на документи для оптової та роздрібної торгівлі. Поділ є досить умовним, тому що завдяки можливості настройки господарських операцій документи системи є універсальними і дозволяють виконувати різноманітні операції, пов'язані з різними аспектами торговельної діяльності.

До документів оптової торгівлі належать Видаткова накладна, Зведена видаткова накладна, Повернення покупця, Зведене повернення покупця.

До документів роздрібної торгівлі — Передача в роздрібну торгівлю, Видаток з роздрібної точки, Повернення з роздрібної точки. Також у системі присутні документи роздрібної торгівлі, що пов'язані з продажем через касовий апарат, — це "Стислий звіт з ЕККА" та "Звіт з ЕККА".

При відвантаженні готової продукції зі складу здійснюється формування і виписка рахунка покупцеві (знаходиться в журналі документів — "Рахунки-фактури") на відпуск готової продукції, в якому вказується: дата відвантаження, номер рахунка, фірма, підрозділ, МВО, контрагент, форма розрахунків, № договору, марка готової продукції, номенклатурний номер, ціна за одиницю, кількість, ПДВ, загальна сума з ПДВ.

В міру відвантаження готової продукції здійснюється формування і виписка видаткових накладних (меню журнали — "Видаткові" — Видаткова накладна). Структура цього документа подібна до структури документа "Рахунок покупцеві", а в графі примітки вказуються дані про довіреність, яку виписує покупець.

На підставі сформованої інформації здійснюється реєстрація рахунків і накладних у книзі спеціальної форми, де також вказується, коли була відвантажена продукція і коли була зроблена оплата.

Відображення інформації про реалізацію готової продукції через роздрібну торгівлю проходить за допомогою документів з Журналу документів "Роздрібна торгівля". Основною відмінністю цих документів є те, що облік товарів ведеться тільки за одним рахунком, який задається константою "Рахунок товарів у роздрібній торгівлі". Облік ведеться в роздрібних цінах, які є собівартістю. Для різниці між закупівельними та роздрібними цінами використовується рахунок "Торгова націнка".

Облік торгової націнки в системі ведеться в розрізі номенклатурних позицій, а не сумарно з усіх товарів. Це має значення при поверненнях з роздрібу на склад. Крім того, при формуванні звітів є можливість формування їх як у роздрібних цінах, так і в закупівельних (собівартості придбання або виготовлення).

Для передачі (прибуткування) готової продукції в підрозділи роздрібної торгівлі використовується документ "Передача в роздрібну торгівлю". Далі за допомогою документа Видаток з роздрібної торгівлі, а також документів для роботи з електронними касовими апаратами — Звіту з ЕККА та Стислому звіту по ЕККА здійснюються операції з продажу товарів та послуг. Переоцінка роздрібних цін здійснюється за допомогою Звіту з ЕККА, тому що необхідною умовою роздрібного обліку є правильне відображення цін у касових апаратах.

При необхідності повернення готової продукції на склад потрібно використовувати документ Повернення ТМЦ з роздрібної торгівлі.

Спеціалізовані звіти з урахуванням особливостей обліку роз-дрібу також включені в окрему групу звітів з ТМЦ.

Якщо в 1С існує функція "Ведення інформаційної бази", то її меню II може мати такий вид:

• Копіювання інформації для архівного збереження;

• Перезапис інформації в інші АРМ.

Цими функціями користуються для перезапису інформації чи при її відновленні.

При виборі функції "Вихідна інформація" — "Звіти з ТМЦ" відображається меню II рівня:

• Оборотна відомість з готової продукції;

• Залишки готової продукції;

• Інвентаризаційна відомість;

• Залишки готової продукції без руху;

• Картка виду готової продукції;

• Товарний звіт.

Звіт "Оборотна відомість з готової продукції (ТМЦ)" забезпечує визначення кількісного руху, тобто залишків на початок і кінець, прибуткування та вибування готової продукції за певний період. Період може бути заданий довільно — з будь-якої і по будь-яку дату. Цей звіт забезпечує перевірку правильності ведення кількісного аналітичного та бухгалтерського обліку в системі. Розбіжності в результатах за цим звітом та аналітичним бухгалтерським звітом Оборотно-сальдова відомість з рахунка, сформованого за одним й тим самим рахунком, показують, що при проведенні документів у роботі з готовою продукцією трапляються помилки в господарських операціях документів.

Відомість "Залишки готової продукції (ТМЦ)" показує залишки готової продукції по вибраній фірмі, підрозділу, плану рахунків, рахунку, постачальнику і забезпечує перевірку правильності ведення кількісного аналітичного та бухгалтерського синтетичного обліку в системі. Розбіжності в результатах за цим звітом та бухгалтерським звітом, що показує сальдо з рахунка, сформовані одним і тим самим рахунком, вказують на помилки в господарських операціях документів.

Бухгалтер може формувати звіт за певними параметрами: фірма, підрозділ, вид готової продукції або група видів готової продукції, виробник, постачальник, конкретний рахунок або план рахунків, валюта звіту тощо.

Інвентаризаційна відомість готової продукції (ТМЦ) призначена для виявлення залишків готової продукції по вибраній фірмі, підрозділу, МВО, плану рахунків, рахунку та формування Інвентаризаційного опису товаро-матеріальних цінностей на певну дату. Результати формування звіту — інвентаризаційна відомість прийнятого зразка.

Звіт "Залишки готової продукції (ТМЦ) без руху" показує залишки по готовій продукції на вибраних фірмі, підрозділі, плані рахунків, рахунку, постачальнику, за якими рух за вибраний період не відбувався. Результати формування звіту аналогічні до результатів формування звіту "Залишки готової продукції".

Картка готової продукції (ТМЦ) є зручним засобом контролю руху готової продукції у межах фірми. Результатом формування цього звіту є аналіз руху вибраного виду готової продукції в розрізі окремих документів за певний проміжок часу, по відповідних фірмах, підрозділах і матеріально відповідальних особах.

У результаті формування звіту за кожним його рядком можна побачити дату, номер та назву документа, за яким відбувався рух вибраного виду готової продукції, рахунок за даним документом кореспондуючий із рахунком готової продукції, контрагент за даним документом, обсяг руху та залишок. Подвійне натискання лівої клавіші "миші" на номері, даті або назві документа дозволяє перейти до табличної частини документа. А подвійне натискання лівої клавіші "миші" на назві контрагента розгортає його картку.

Товарний звіт формується у кількісному та сумарному вираженні на підставі рухів товару (прибуткування та вибуття). Бухгалтер задає період формування звіту (від дати початку до дати закінчення включно); фірму, за якою складається звіт; конкретний підрозділ; рахунок готової продукції; план рахунків; валюту і ціну звіту.

Після формування інформації на АРМБ І категорії здійснюється її перезапис в АРМБ АОГПР II категорії (бухгалтерія). Вихідна інформація на АРМБ II категорії містить такий перелік звітів з готової продукції та її реалізації:

• Реалізація по контрагентах;

• Відомість реалізації готової продукції;

• Аналіз відвантаження та оплати;

• Дебіторська заборгованість за термінами виникнення;

• Закриття дебіторської заборгованості за термінами сплати, а також бухгалтерські звіти:

• Оборотно-сальдова відомість;

• Оборотно-сальдова відомість з рахунка.

Відомість реалізації готової продукції по контрагентах формується у випадку, коли кількість найменувань готової продукції не перевищує тисячі найменувань, і показує обсяги його реалізації із кожним із контрагентів у розрізі найменувань готової продукції.

Результатом формування звіту є таблиця, де у шапці записані товарні найменування, а в рядках — контрагенти.

У системі є можливість формування Відомості реалізації готової продукції, яка слугує основою для складання звіту з реалізації готової продукції із відображенням торговельної націнки.

Звіт з реалізації в розрізі прибуткових документів дозволяє аналізувати реалізацію готової продукції за прибутковими документами, згідно з якими вона надійшла, з виведенням залишків готової продукції за партією на складі та поверненням товару постачальникові.

Результатом формування звіту є відомість, згрупована за документами прибуткування готової продукції із зазначенням рухів та залишків за кожним найменуванням, що було використане у прибутковому документі.

Аналіз відвантажень показує стан взаєморозрахунків із контрагентами за вибраний період.

Користувач для проведення аналізу вказує конкретну фірму, розрахунковий період, рахунок, контрагента, валюту звіту.

Стан взаєморозрахунків із дебіторами (на певну дату) у розрізі терміну виникнення заборгованості відображається у "Звіті по дебіторській заборгованості за термінами виникнення". Бухгалтер вибирає: дату, на яку аналізуються взаєморозрахунки; фірму; клієнта; менеджера (по якому необхідно відібрати документи); напрям господарської діяльності, за яким відбуватиметься відбір операцій; рахунок, валюту звіту.

Звіт "Закриття дебіторської заборгованості за термінами сплати" призначений для аналізу взаєморозрахунків із дебітором у розрізі документів виникнення та закриття дебіторської заборгованості. Бухгалтер вибирає період формування Звіту, фірму, клієнта, менеджера, напрям, рахунок, валюту, рівень деталізації, умови договорів у періоди аналізу. Результатом формування звіту є аналіз документів у розрізі документів сплати, які закривають дебіторську заборгованість покупців.

У групі економічних звітів існує спеціальний звіт для побудови графіків і діаграм: "Діаграми, графіки".

Особливе значення при організації автоматизованого процесу обліку готової продукції та її реалізації має використання бухгалтером функцій для отримання довідкової інформації. Бухгалтер на підставі наявних в інформаційній базі даних отримує на екрані або друкувальному пристрої необхідну для контролю (перевірки) інформацію. Шляхом використання в системі автоматизованого формування документа, за обраними даними бухгалтер здійснює контроль (перевірку) за такими основними параметрами:

• контроль за правильністю припустимої кореспонденції бухгалтерських рахунків, шляхом використання довідника "проводки господарських операцій". При виявленні помилок бухгалтер переглядає формування даних у первинних документах і робить зміни відповідно до діючої системи обліку;

• контроль за повнотою вихідної інформації шляхом порівняння первинних даних і даних, що беруть участь у розрахунку;

• контроль за правильністю здійснення розрахунків (алгоритм вирішення завдання);

• своєчасність здійснення розрахунків і відображення результатів на рахунках бухгалтерського обліку;

• контроль взаємозв'язку показників в інформаційній базі;

• контроль за наявністю інформації в нормативно-довідковій інформації;

• контроль за наявністю інформації, що надійшла з інших АРМ. Для здійснення контролю за вхідною інформацією на АРМБ

II категорії формується реєстр з усіх наявних видів первинних документів.